#metoo op de werkvloer; wat doe je als ondernemer?

Hoe moet je als werkgever omgaan met de ontwikkelingen rondom de #metoo discussie? Wat kan je als ondernemer doen om een veilige werkomgeving voor werknemers te creëren?

Als werkgever heb je een wettelijke verplichting om voor veiligheid op de werkvloer te zorgen. In dit artikel geef ik een handleiding van vijf punten voor het omgaan met seksuele intimidatie op de werkvloer.

1. Protocol

De eerste stap naar een veiligere werkomgeving is het invoeren van een duidelijk protocol of personeelsreglement. In een dergelijk protocol leg je vast hoe binnen de onderneming wordt omgegaan met ongewenst gedrag. Moet je daarbij echt uitschrijven dat seksuele intimidatie verboden is? Ja, hoe gek het ook mag klinken. Werknemers hebben duidelijkheid nodig, en het is aan de werkgever om de grenzen te stellen, ook daar waar het overbodig lijkt. In het algemeen geldt in het Nederlandse arbeidsrecht dat alleen als er duidelijke regels gesteld zijn, een werkgever de werknemer daarop kan aanspreken.

In een dergelijk protocol moeten in ieder geval de volgende vier punten worden opgenomen:

  • een omschrijving van wat als ongewenst gedrag wordt beschouwd;
  • aanwijzingen over hoe een werknemer moet handelen als hij/zij geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag (tegen zichzelf of een ander);
  • duidelijke regels over hoe met een klacht wordt omgegaan;
  • de consequenties bij schending van regels over ongewenst gedrag.

Benoem seksuele intimidatie expliciet. Denk ook na over specifieke regels inzake zakelijke reizen, kantooruitjes, borrels e.d. Vaak gaat het mis bij dit soort evenementen. Ter illustratie, in een al wat oudere zaak, ging het helemaal verkeerd op een personeelsfeest waar de alcohol rijkelijk vloeide.

Bij het behandelen van een klacht is het van belang om hoor- en wederhoor toe te passen en goed te documenteren. Als een klacht tot een procedure leidt, is de bewijsvoering essentieel. Een goede vastlegging van feiten is dus van belang, zoals hierna in punt 5 ook wordt uiteengezet.

2. Vertrouwenspersoon

Benoem een vertrouwenspersoon die als eerste aanspreekpunt kan dienen bij ongewenst gedrag.

De drempel om formeel te klagen is nog altijd erg hoog. Een vertrouwenspersoon kan helpen die drempel weg te nemen.

Het is belangrijk om ook de taken, verantwoordelijkheden en handelwijze van een vertrouwenspersoon vast te leggen in het protocol of een separaat reglement over de vertrouwenspersoon. Essentieel daarbij is het waarborgen van de vertrouwelijkheid: de vertrouwenspersoon kan niet met leidinggevenden of anderen over een kwestie praten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de klager. Denk bijvoorbeeld aan een emailadres voor de vertrouwenspersoon dat niet via het normale IT-netwerk van de onderneming loopt.

Probeer een persoon te benoemen die discreet is, empathisch vermogen heeft en sterk in de schoenen staat.

Bij voorkeur is een vertrouwenspersoon ook iemand met voldoende onafhankelijkheid en afstand ten opzichte van het management. Daar schijnt nog wel eens het een ander aan te schorten, zoals blijkt uit een recent onderzoek door het AD, samen met de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen. Een optie in dat kader is het benoemen van een externe vertrouwenspersoon via bijvoorbeeld de Arbodienst. Maar dit kan ook op andere manieren. Een advocaat kan op dat gebied vaak out of de box meedenken met de klant en alternatieven voorstellen. Zo heb ik eens een onderneming geadviseerd om een gepensioneerde ex-werknemer, gerespecteerd door zowel het management als het personeel, als vertrouwenspersoon te benoemen.

3. Handel proactief en preventief

Voorkomen is altijd beter dan genezen. Het opstellen van een reglement en het benoemen van een vertrouwenspersoon is een goed begin, maar niet meer dan dat.

Zorg voor draagkracht binnen de organisatie. Heeft jouw organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Betrek in dat geval de vertegenwoordiging bij het opstellen van het beleid. Dat verbetert de draagkracht voor het beleid en het uitdragen ervan.

Draag het beleid actief uit en breng het bij werknemers onder de aandacht. Doe dit uiteraard bij de invoering van de nieuwe regels, maar ook periodiek erna. Zorg dat er bewijs is dat het protocol of reglement onder de werknemers is verspreid, via e-mails of intranet, of door fysieke verspreiding en het tekenen voor ontvangst ervan.

Zorg dat de werknemers bekend zijn met de naam en contactgegevens van de vertrouwenspersoon. Biedt je vertrouwenspersoon aan om een relevante opleiding of cursus te volgen.

Doe aan voorlichting. Hou een town hall meeting of nodig een extern persoon uit voor een lezing over ongewenst gedrag. Neem maatregelen om in bepaalde situaties (personeelsfeestjes e.d.) mogelijke excessen te voorkomen.

4. Leef je beleid na

Een reglement opstellen en onder de aandacht brengen heeft weinig nut als het niet daarna strikt wordt nageleefd. Dat geeft een verkeerd signaal af aan werknemers. Daarnaast zal een rechter vaak onderzoeken of het beleid wordt nageleefd. Het is daarom van belang om het beleid strikt na te leven en daar waar nodig waarschuwingen te geven en/of sancties op te leggen. Niets is zo funest als wanneer beleid overboord wordt gegooid wanneer het leidt tot een moeilijke situatie met mogelijke risico’s. De risico’s van het beleid negeren zijn dan ook groot.

Vergeet ook niet om het beleid op het gebied van seksuele intimidatie en de toepassing ervan periodiek te evalueren.

5. Handel zorgvuldig maar ook voortvarend

Als zich een situatie van ongewenst gedrag voordoet is het essentieel om snel én zorgvuldig te handelen. In het geval het een kwestie betreft waarbij ontslag op staande voet een optie is, eist de wet dat de werkgever dat het ontslag onverwijld wordt gegeven. Dit betekent dat er voortvarend moet worden gehandeld. Daarbij heeft de werkgever wel de ruimte om in het kader van zorgvuldigheid onderzoek te doen en hoor en wederhoor toe te passen. Maar te lang stil zitten bij ontslag op staande voet of op non-actiefstelling kan zeer schadelijk voor een zaak zijn. Rechters zijn daarbij aan strikte regels gebonden. Soms zorgt dit voor schrijnende situaties, zoals blijkt uit een zaak waar een medewerker snel op non-actief was gesteld na verdenking van seksueel misbruik van een collega, maar de werkgever daarna vijf maanden had stilgezeten, in afwachting van het onderzoek door politie en justitie. Dat duurde te lang, oordeelde de rechter.

Omdat er een hoge drempel is bij ontslag op staande voet, zal het regelmatige voorkomen dat een zaak zich niet leent voor ontslag op staande voet. Dan zal de langere weg van ontbinding moeten worden gevolgd.

De zorgvuldigheid is mede van belang omdat inzake seksuele intimidatie er een specifieke regel is over de bewijslast. De persoon die stelt slachtoffer te zijn moet feiten aanvoeren die de intimidatie kunnen doen vermoeden. Vervolgens dient de beschuldigde partij het tegendeel te bewijzen. Met andere woorden: het slachtoffer moet de intimidatie aannemelijk maken, de beschuldigde moet het tegendeel bewijzen. Daarom is een zorgvuldig onderzoek en vastlegging ervan van groot belang.

6. Ter afsluiting

In het bovenstaande zijn de belangrijkste punten voor een deugdelijk beleid op het gebied van seksuele intimidatie benoemd. Natuurlijk zit de devil in the details en, zoals hiervoor is benadrukt, vooral in de feitelijke naleving van de regels Voor eventuele vragen kan je ons altijd contacten.

BWK Partners Advocaten in Amsterdam is ook actief op het gebied van arbeidsrecht! Nicky de Groot is bereikbaar op telefoonnummer 020-2400 710.